KI-Zusammenfassung für Outlook-E-Mails

Author: Sun Last Modified: 2025-08-06

In der heutigen schnelllebigen Arbeitsumgebung ist die E-Mail-Kommunikation unerlässlich. Das schnelle Extrahieren von Schlüsselinformationen aus E-Mails kann die Effizienz steigern und verhindern, dass kritische Details übersehen werden.

Zum Beispiel:

Wenn Sie lange E-Mails erhalten, kann das Lesen der gesamten Nachricht zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Eine schnelle Zusammenfassung hilft Ihnen, die wichtigsten Punkte schneller zu erfassen.
Beim Verwalten mehrerer E-Mails im Zusammenhang mit einem Projekt kann das Lesen jeder einzelnen E-Mail zeitaufwendig sein und dazu führen, dass wichtige Aktualisierungen übersehen werden. Das Zusammenfassen aller zusammenhängenden E-Mails bietet einen klaren Überblick und verbessert die Effizienz.

Dieses Tutorial führt Sie durch die Verwendung von KI, um sowohl einzelne als auch mehrere E-Mails effizient zusammenzufassen.

Zusammenfassung einer einzelnen E-Mail

Methode 1: Online-KI-Lösungen
Methode 2: Kutools für Outlook’s integriertes KI-Fenster

Massen-E-Mail-Zusammenfassung

Kutools für Outlook’s erweitertes KI-Zusammenfassungstool

Zusammenfassung einer einzelnen E-Mail

Das Zusammenfassen einer einzelnen E-Mail ist eine häufige Aufgabe, und die meisten KI-Tools können dies problemlos bewältigen. Im Folgenden finden Sie zwei empfohlene Methoden:

Methode 1: Online-KI-Lösungen

Es gibt viele verfügbare Online-KI-Tools, die Inhalte schnell zusammenfassen können. Hier ist ein Beispiel, wie Sie eines der beliebtesten Tools, ChatGPT, verwenden können:

Schritt 1. Öffnen Sie die E-Mail in Outlook, wählen Sie den Text aus und kopieren Sie ihn (Tastenkombination: "Strg" + "C").

Schritt 2. Gehen Sie zu ChatGPT oder einem ähnlichen KI-Tool, fügen Sie den E-Mail-Inhalt ein und geben Sie eine Eingabeaufforderung wie "Fassen Sie den folgenden Inhalt zusammen:" ein. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Senden". .

Die KI wird eine prägnante Zusammenfassung erstellen. Kopieren Sie diese und verwenden Sie sie nach Bedarf.

Wenn Sie mit der bereitgestellten Zusammenfassung nicht zufrieden sind, können Sie Ihre Anforderungen hinzufügen und eine neue Zusammenfassung anfordern.

Vorteile & Nachteile

✔️Vorteile

Die meisten Online-KI-Tools sind kostenlos nutzbar.
Keine Installation von Software erforderlich, sofort nutzbar.

❌Nachteile

Manuelles Kopieren und Einfügen jeder E-Mail kann mühsam sein, insbesondere bei mehreren E-Mails.
Potenzielle Datenschutzrisiken, da das Einfügen von E-Mail-Inhalten in Drittanbieter-KI-Tools zu Datenexposition führen kann.

Methode 2: Kutools für Outlook’s integriertes KI-Fenster

"Kutools für Outlook" bietet ein "KI-Fenster", das E-Mail-Inhalte automatisch zusammenfasst, ohne dass ein Kopieren und Einfügen erforderlich ist.

Entfesseln Sie ultimative E-Mail-Effizienz mit Kutools für Outlook! Nutzen Sie 70 leistungsstarke Funktionen absolut kostenlos und für immer. Laden Sie jetzt die kostenlose Version herunter!

Schritt 1. Installieren Sie Kutools für Outlook, öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf "Kutools" > "KI", um das "Kutools KI-Fenster" zu aktivieren.

Hinweise:

Wenn Sie die KI-Funktion von Kutools in Outlook zum ersten Mal verwenden, wird ein Dialogfeld "KI-Einstellungen" angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, einen "KI-Anbieter" (z.B. OpenAI, Google Gemini, Baidu) auszuwählen und Ihren "KI-Schlüssel" einzugeben.
Wenn Sie noch keinen KI-Schlüssel haben, empfehle ich Ihnen, den Kutools KI-Schlüssel zu beantragen, mit dem Sie die KI-Funktionen von Kutools 100 Mal kostenlos nutzen können. Wie erhalte ich einen Kutools KI-Schlüssel?

Das Kutools KI-Fenster ist jetzt aktiviert. Klicken Sie auf den Reiter "Zusammenfassung", und es wird automatisch eine Zusammenfassung für die aktuelle E-Mail generiert. Wenn Sie zur nächsten E-Mail navigieren, wird automatisch eine neue Zusammenfassung erstellt.

Wenn Sie Zusammenfassungen lieber manuell generieren möchten, deaktivieren Sie einfach den "Automatikmodus" und wechseln Sie zum "Manuellen Modus", in dem Zusammenfassungen nur erstellt werden, wenn Sie auf die Schaltfläche "Generieren" klicken.

Schritt 3. Wenn der Inhalt nicht zufriedenstellend ist, klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu generieren" damit die KI neue Schlüsselinformationen für Sie extrahiert. Wenn der Inhalt zufriedenstellend ist, klicken Sie auf die Schaltfläche "Kopieren" um den extrahierten Inhalt zu kopieren und ihn dort einzufügen, wo Sie ihn benötigen.

Anpassung

Sprache der Zusammenfassung auswählen: Wählen Sie die gewünschte Sprache für Ihre Zusammenfassung. Mit über 40 verfügbaren Sprachen können Sie Zusammenfassungen in der Sprache erstellen, die am besten zu Ihren Bedürfnissen passt.
Stil der Zusammenfassung auswählen: Standardmäßig stehen vier vorgegebene Zusammenfassungsstile zur Auswahl.
Weitere Zusammenfassungsstile anpassen oder hinzufügen: Benutzer können ihre Zusammenfassungspräferenzen personalisieren.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Skill-Bibliotheksverwaltung" , suchen Sie die Zusammenfassungsfähigkeit und klicken Sie auf die Schaltfläche "Optionen hinzufügen", um Ihre individuellen Anforderungen einzugeben. Speichern Sie Ihre Präferenzen, um die Zusammenfassungsausgabe an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Vorteile & Nachteile

✔️Vorteile

Automatische Zusammenfassung ohne manuelles Kopieren und Einfügen.
Direkt in Outlook integriert, sodass kein Wechsel zwischen Plattformen erforderlich ist.
Unterstützung mehrerer Sprachen, was das Verständnis von E-Mails in Fremdsprachen erleichtert.
Ermöglicht die Anpassung des Zusammenfassungsstils und der enthaltenen Schlüsselinformationen.

❌Nachteile

Installation von Kutools für Outlook erforderlich.

Massen-E-Mail-Zusammenfassung

Während Sie mehrere E-Mails einzeln mit Online-KI-Tools zusammenfassen könnten, ist dieser Prozess ineffizient. Das "KI-Zusammenfassungstool" von Kutools für Outlook wurde speziell für diesen Zweck entwickelt.

Kutools für Outlook’s erweitertes KI-Zusammenfassungstool

Entfesseln Sie ultimative E-Mail-Effizienz mit Kutools für Outlook! Nutzen Sie 70 leistungsstarke Funktionen absolut kostenlos und für immer. Laden Sie jetzt die kostenlose Version herunter!

Schritt 1. Installieren Sie Kutools für Outlook, öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf "Kutools" > "KI-Zusammenfassung", um die Kutools KI-Zusammenfassungsfunktion zu aktivieren.

Hinweise:

Wenn Sie die KI-Funktion von Kutools in Outlook zum ersten Mal verwenden, wird ein Dialogfeld "KI-Einstellungen" angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, einen "KI-Anbieter" (z.B. OpenAI, Google Gemini, Baidu) auszuwählen und Ihren "KI-Schlüssel" einzugeben.
Wenn Sie noch keinen KI-Schlüssel haben, empfehle ich Ihnen, den Kutools KI-Schlüssel zu beantragen, mit dem Sie die KI-Funktionen von Kutools 100 Mal kostenlos nutzen können. Wie erhalte ich einen Kutools KI-Schlüssel?

Schritt 2. Wählen Sie im Dialogfeld "Schritt 1 der KI-Arbeitszusammenfassung" den "gewünschten Datumsbereich" für die Zusammenfassung von E-Mails aus und wählen Sie die "Ordner" aus, die die E-Mails enthalten, die Sie in die Zusammenfassung aufnehmen möchten. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Weiter".

doc-ai-summary-select-date-rarnge-and-folder

Schritt 3. Alle E-Mails aus den ausgewählten Ordnern innerhalb des angegebenen Datumsbereichs werden in einer Liste angezeigt. Sie können die Auswahl manuell verfeinern, indem Sie bestimmte E-Mails für eine präzisere Zusammenfassung auswählen. Wählen Sie dann die "Sprache" und den "Zusammenfassungsstil" aus. Klicken Sie auf "Zusammenfassung starten".

Jetzt wird die Zusammenfassung generiert.

Wenn die Zusammenfassung nicht zufriedenstellend ist, klicken Sie auf "Erneut zusammenfassen", um eine neue Zusammenfassung zu erhalten.

Wenn Sie mit der Zusammenfassung zufrieden sind, klicken Sie auf "Kopieren", um sie dort einzufügen, wo Sie sie benötigen. Alternativ können Sie auf "Exportieren" klicken, um die Zusammenfassung als TXT- oder PDF-Datei zu speichern. Sie können auch auf "Neue E-Mail" klicken, um ein neues Nachrichtenfenster zu öffnen, in das die Zusammenfassung automatisch in den E-Mail-Text eingefügt wird.

Vorteile & Nachteile

✔️Vorteile

Batch-Zusammenfassung mehrerer E-Mails, was viel Zeit spart.
Anpassbarer Zusammenfassungsstil und Sprache.
Erstellt mehrere Zusammenfassungsversionen zur einfachen Vergleichbarkeit.
Bearbeitbare Zusammenfassungen mit Exportoptionen in PDF- und Textdateien.

❌Nachteile

Installation von Kutools für Outlook erforderlich.

Vergleichstabelle: Welche Methode sollten Sie wählen?

Funktion	Online-KI-Tools	Kutools KI-Fenster	Kutools KI-Zusammenfassung
Anwendungsfall	Einzelne E-Mail	Einzelne E-Mail	Mehrere E-Mails
Automatisch	❌Nein, erfordert manuelles Kopieren	✅Ja	✅Ja
Mehrsprachige Unterstützung	Hängt vom KI-Tool ab	✅Ja	✅Ja
Benutzerdefinierter Zusammenfassungsstil	❌Nur Grundlegend	✅Ja	✅Ja
Batch-Zusammenfassung	❌Nein	❌Nein	✅Ja
In Outlook integriert	❌Nein	✅Ja	✅Ja
Datenschutz & Sicherheit	❌Risiko der Datenaufdeckung	✅Sicher	✅Sicher

Fazit

Wenn Sie nur eine einzelne E-Mail zusammenfassen müssen, ist das Kutools KI-Fenster die effizienteste Wahl – es fasst E-Mails automatisch zusammen, ohne dass ein Kopieren und Einfügen erforderlich ist.
Wenn Sie mehrere E-Mails zusammenfassen müssen, ist die Kutools KI-Zusammenfassung die beste Option – sie verarbeitet mehrere E-Mails auf einmal und spart Ihnen Zeit.
Wenn Sie keine Plugins installieren möchten, können Online-KI-Tools funktionieren, aber manuelle Arbeit ist erforderlich für

Kutools für Outlook bietet jetzt über 100 kostenlose Tools, einschließlich KI-Zusammenfassung! Laden Sie es jetzt herunter und steigern Sie Ihre E-Mail-Verwaltungseffizienz!