Wie verhindert man, dass markierte Elemente in Outlook archiviert werden?
Die automatische Archivierung ist für die meisten Benutzer sehr nützlich, um Elemente in Microsoft Outlook pünktlich und automatisch zu archivieren. Manchmal markieren Sie jedoch einige Elemente mit Markierungen und erinnern sich selbst daran, diese nicht zu archivieren. Wie verhindert man also die automatische Archivierung markierter Elemente? In diesem Artikel zeige ich Ihnen detailliert, wie Sie die Archivierung markierter Elemente in Microsoft Outlook verhindern können.
Teil 1: Alle markierten E-Mails mithilfe einer Regel in einen bestimmten Ordner verschieben
Teil 2: Den festgelegten Ordner nicht archivieren
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Teil 1: Alle markierten E-Mails mithilfe einer Regel in einen bestimmten Ordner verschieben
Im ersten Teil erfahren Sie, wie Sie eine Regel erstellen, um alle markierten E-Mail-Nachrichten automatisch in einen bestimmten Ordner zu verschieben. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Schritt 1: Wechseln Sie zur E-Mail-Ansicht, öffnen Sie einen bestimmten E-Mail-Ordner und öffnen Sie anschließend das Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“:
- Klicken Sie in Outlook 2007 bitte auf Extras > Regeln und Benachrichtigungen.
- Klicken Sie in Outlook 2010 und 2013 auf der Start-Registerkarte auf Regeln>Regeln- und Benachrichtigungsverwaltung.
Schritt 2: Klicken Sie im Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ auf der Registerkarte E-Mail-Regeln auf die Schaltfläche Neue Regel. Siehe Screenshot:
Schritt 3: Klicken Sie im erscheinenden Regel-Assistent-Dialogfeld auf Regel auf empfangene Nachrichten anwenden(bzw. auf)Nachrichten beim Empfang prüfen in Outlook 2007) und dann auf die Schaltfläche Weiter.
Schritt 4: Im zweiten Regel-Assistent-Dialogfeld
(1) Aktivieren Sie die Option Aktion – Flagge – ausführen;
(2) Klicken Sie im Abschnitt „Schritt 2“ auf den Text Aktion;
(3) Klicken Sie im erscheinenden Dialogfeld „Markierte E-Mails“ auf das Kontrollkästchen Markierung und wählen Sie im Dropdown-Menü einen Markierungsstil aus, z. B. Nachverfolgung. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
(4) Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
Hinweis: Wenn Sie sich nicht sicher sind, um welche Art von Markierung es sich handelt, wählen Sie bitte Alle aus dem Dropdown-Feld Markierung im Dialogfeld Markierte E-Mails aus.
Schritt 5: Im dritten Regel-Assistent-Dialogfeld
(1) Aktivieren Sie die Option in den angegebenen Ordner verschieben;
(2) Klicken Sie im Abschnitt „Schritt 2“ auf den Text angegebenen;
(3) Klicken Sie im erscheinenden Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ auf einen Ordner im Feld Wählen Sie einen Ordner ausund klicken Sie auf die Schaltfläche OK;
(4) Klicken Sie auf die Weiter-Schaltfläche.
Schritt 6: Klicken Sie im folgenden Dialogfeld „Regel-Assistent“ auf die Schaltfläche Weiter, um zum letzten Dialogfeld des Regel-Assistenten zu gelangen.
(1) Geben Sie im Feld Schritt 1: Geben Sie einen Namen für diese Regel aneinen Namen für die neue Regel ein;
(2) Aktivieren Sie die Option Diese Regel jetzt auf Nachrichten im angegebenen Ordner anwenden;
(3) Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen.
Schritt 7: Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um das Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ zu schließen.
Danach werden alle markierten E-Mails automatisch in den angegebenen Ordner verschoben.
Teil 2: Den festgelegten Ordner nicht archivieren
In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie die Eigenschaften des festgelegten Ordners anpassen, in den markierte Elemente per Regel verschoben werden, damit dieser künftig nicht archiviert wird.
Schritt 1: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den festgelegten E-Mail-Ordner in der Navigation und wählen Sie im Kontextmenü Eigenschaften. Siehe Screenshot:
Schritt 2: Wechseln Sie im erscheinenden Dialogfeld zur Registerkarte Automatische Archivierung, aktivieren Sie die Option Elemente in diesem Ordner nicht archivieren und klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
Ab sofort werden alle markierten E-Mail-Nachrichten in den festgelegten E-Mail-Ordner verschoben und niemals archiviert.
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