Wie weist man ausgehenden E-Mails in Outlook eine Kategorie zu?
Dieser Artikel stellt drei Methoden vor, mit denen Sie ausgehenden E-Mails in Outlook eine Kategorie zuweisen können.
Manuelle Zuweisung einer Kategorie zu einer ausgehenden E-Mail
Manuelle Zuweisung einer Kategorie zu einer ausgehenden E-Mail mithilfe von VBA-Code
Automatische Zuweisung einer Kategorie zu ausgehenden E-Mails durch Erstellen einer Regel
Manuelle Zuweisung einer Kategorie zu einer ausgehenden E-Mail
Sie können einer ausgehenden E-Mail in Outlook manuell eine Kategorie zuweisen – so geht’s:
1. Klicken Sie im Fenster „Neue E-Mail“ auf die Schaltfläche Nachrichtenoptionen in der Gruppe Tags unter der Registerkarte Nachricht. Siehe Screenshot:
2. Wählen Sie im Dialogfeld Eigenschaften eine Kategorie aus der Dropdown-Liste Kategorien aus und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Schließen.
3. Verfassen und versenden Sie Ihre E-Mail. Die festgelegte Kategorie wird nun automatisch der ausgehenden Nachricht im Ordner „Gesendete Elemente“ in Ihrem Outlook zugewiesen.
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Manuelle Zuweisung einer Kategorie zu einer ausgehenden E-Mail mithilfe von VBA-Code
Der folgende VBA-Code ermöglicht es Ihnen, einer ausgehenden Outlook-E-Mail ganz einfach eine Kategorie zuzuweisen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
1. Drücken Sie die Tastenkombination Alt+F11, um das Fenster Microsoft Visual Basic für Applikationen zu öffnen.
2. Doppelklicken Sie im Fenster Microsoft Visual Basic für Applikationen auf ThisOutlookSession, um das Codefenster zu öffnen, und fügen Sie anschließend den folgenden VBA-Code in dieses Fenster ein.
VBA-Code 1: Manuelle Zuweisung einer Kategorie zu einer ausgehenden E-Mail
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
Dim xNewEmail As MailItem
If Item.Class = olMail Then
Set NewMail = Item
NewMail.ShowCategoriesDialog
End If
Set xNewEmail = Nothing
End Sub
3. Drücken Sie die Tastenkombination Alt+Q, um das Fenster Microsoft Visual Basic für Applikationen zu schließen.
4. Jedes Mal, wenn Sie in einer zu verfassenden E-Mail auf die Schaltfläche Senden klicken, wird das Dialogfeld Farbkategorie angezeigt. Wählen Sie die gewünschte Kategorie aus und klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Siehe Screenshot:
Außerdem können Sie das folgende VBA-Skript zur Schnellzugriffsleiste hinzufügen, um einer ausgehenden E-Mail in Outlook ganz bequem eine Kategorie zuzuweisen.
1. Öffnen Sie nach dem Öffnen des Codefensters ThisOutlookSession den folgenden VBA-Code, und kopieren Sie ihn in das Codefenster.
VBA-Code 2: Manuelle Zuweisung einer Kategorie zu einer ausgehenden E-Mail
Sub SpecifyCategoryforNewEmail()
Dim xNewEmail As MailItem
Dim xItem As Object
Set xItem = Outlook.Application.ActiveInspector.CurrentItem
If xItem.Class = olMail Then
Set xNewEmail = xItem
xNewEmail.ShowCategoriesDialog
End If
Set xNewEmail = Nothing
End Sub2. Drücken Sie die Tastenkombination Alt+Q, um das Fenster Microsoft Visual Basic für Applikationen zu verlassen.
3. Erstellen Sie eine neue E-Mail, klicken Sie auf die Schaltfläche Schnellzugriffsleiste anpassen und wählen Sie dann aus der Dropdown-Liste im Menü die Option Weitere Befehle.
4. Führen Sie im Fenster Outlook-Optionen folgende Schritte aus:
4,1 Wählen Sie im Dropdown-Menü Makrosunter Befehle auswählen ausDropdown-Liste;
4,2 Markieren Sie im linken Textfeld Project1und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen;
4,3 Wählen Sie im rechten Feld Project1aus, klicken Sie auf die Schaltfläche Ändernund weisen Sie dem Makro ein Symbol zu;
4,4 Klicken Sie im Fenster auf die Schaltfläche OK, um die Änderungen zu speichern, oder klicken Sie auf Outlook-Optionen. Siehe Screenshot:
5. Ab sofort können Sie, sobald Sie einer gerade verfassten E-Mail eine Kategorie zuweisen möchten, einfach auf die Schaltfläche 
im Menüband klicken, um das Dialogfeld Farbkategorie zu öffnen und dort die gewünschte Kategorie für diese E-Mail auszuwählen. Siehe Screenshot:
Automatische Zuweisung einer Kategorie zu ausgehenden E-Mails durch Erstellen einer Regel
Wenn Sie jeder E-Mail, die an einen bestimmten Empfänger gesendet wird, automatisch eine Kategorie zuweisen möchten, hilft Ihnen die folgende Methode.
1. Klicken Sie auf der Registerkarte „Start“ auf Regeln > Regel- und Benachrichtigungsverwaltung.
2. Klicken Sie im Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ auf die Schaltfläche „Neue Regel“. Siehe Screenshot:
3. Klicken Sie im ersten Regel-Assistent-Dialogfeld im Abschnitt Leere Regel erstellen auf die Option Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden und anschließend auf die Schaltfläche Weiter.
4. Aktivieren Sie im zweiten Regel-Assistent-Dialogfeld das Kontrollkästchen an Personen oder Verteilergruppen gesendet unter Schritt 1, geben Sie den Empfänger in das Feld „E-Mail-Adresse“ in Schritt 2 ein und klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Weiter. Siehe Screenshot:
5. Aktivieren Sie im dritten Regel-Assistent-Dialogfeld das Kontrollkästchen der Kategorie zuweisen unter Schritt 1, wählen Sie in Schritt 2 eine Kategorie für die Regel aus und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Weiter.
6. Klicken Sie im vierten Weiter-Dialogfeld direkt auf die Schaltfläche Regel-Assistent, ohne eine Option auszuwählen.
7. Geben Sie im letzten Regel-Assistent-Dialogfeld Ihrer Regel einen Namen nach Wunsch und klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen. Siehe Screenshot:
Ab sofort wird beim Versand einer E-Mail an diesen festgelegten Empfänger automatisch eine bestimmte Kategorie zugewiesen.
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