Wie antwortet man in Outlook auf eine Nachricht mit einer Besprechung?
Es gibt Zeiten, in denen wir eine Nachricht von Kunden erhalten, die etwas besprechen möchten, das in einer Besprechung behandelt werden soll. Normalerweise wechseln Sie zum Kalender, um eine Besprechung zu erstellen, kopieren Teile des Nachrichtentextes in den Besprechungstext und fügen die Empfänger der Nachricht einzeln zur erstellten Besprechung hinzu. Hier werde ich eine Möglichkeit vorstellen, wie Sie die Nachricht schnell in eine Besprechung umwandeln und diese Besprechung direkt an alle Teilnehmer der Nachricht senden können.
Antworten Sie in Outlook auf eine Nachricht mit einer Besprechung
1. Klicken Sie in Ihrem Posteingang auf die Nachricht, die Sie in eine Besprechung umwandeln und an den Absender und andere Empfänger senden möchten.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte „Start“ in der Gruppe „Antworten“ auf „Besprechung“. Oder drücken Sie „Strg“ + „Alt“ + „R.“
3. Ein Besprechungsfenster mit dem E-Mail-Betreff wird angezeigt. Sie sehen, dass die Informationen einschließlich des Nachrichtenbetreffs, Textes und der Empfänger in den entsprechenden Bereichen der Besprechung ausgefüllt sind. Fügen Sie nun bei Bedarf die Besprechungszeit, den Ort oder Anhänge hinzu. Sie können auch Teilnehmer hinzufügen oder entfernen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Senden.“
Hinweis: Die Besprechungseinladung listet Empfänger in der Betreffzeile der ursprünglichen Nachricht als erforderliche Teilnehmer und Empfänger in der CC-Zeile als optionale Teilnehmer auf.
Antworten Sie in Outlook auf eine Nachricht mit einer Besprechung und einer benutzerdefinierten Vorlage
Wenn Sie immer bestimmte Informationen (Standardtext) im Textkörper der konvertierten Besprechung hinzufügen müssen, können Sie die Funktion „Schnellschritte“ von Outlook nutzen.
1. Klicken Sie in der „Mail“-Ansicht auf der Registerkarte „Start“ auf „Neu erstellen“ im Bereich „Schnellschritte“.
2. Klicken Sie auf „Aktion auswählen“, um die Dropdown-Liste mit mehreren Aktionen zu öffnen. Wählen Sie dann „Mit Besprechung antworten“.
3. Klicken Sie unter der ausgewählten Aktion „Mit Besprechung antworten“, um Optionen anzuzeigen oder Ihren benutzerdefinierten Text einzugeben:
- An: Fügen Sie hier bei Bedarf zusätzliche Empfänger hinzu. Die Aktion fügt automatisch die Empfänger der ursprünglichen Nachricht als Teilnehmer hinzu.
- Betreff: „<Betreff>“ wird durch den ursprünglichen Betreff der Nachricht ersetzt. Sie können ihn anpassen, z. B. „Besprechung zu <Betreff>“.
- Ort: Fügen Sie bei Bedarf den Ort ein.
- Wichtigkeit: Legen Sie die Wichtigkeitsstufe der Besprechung fest.
- Text: Geben Sie Ihren Standardtext ein. Hinweis: Sie müssen Ihre Signatur nicht eingeben, wenn Sie bereits eine erstellt haben.
4. Der Name und das Symbol der Aktion werden automatisch aktualisiert. Sie können sie bei Bedarf ändern. Außerdem können Sie eine Tastenkombination festlegen (z. B. STRG + UMSCHALT + 9). Klicken Sie auf „Fertig stellen.“
5. Klicken Sie im Posteingang auf die Nachricht, die Sie in eine Besprechung umwandeln möchten, und klicken Sie dann auf die neu erstellte Aktion.
6. Ein Besprechungsfenster wird mit Ihren benutzerdefinierten Informationen angezeigt. Fügen Sie bei Bedarf die Besprechungszeit, den Ort oder Anhänge hinzu. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Senden.“
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