Wie entfernt man Meeting-Antworten und Zusagen in Outlook automatisch?
Wenn Sie alle Meeting-Antworten aus einem bestimmten E-Mail-Ordner in Microsoft Outlook entfernen möchten, wie gehen Sie am besten vor? Natürlich könnten Sie sie einzeln löschen – doch das ist zeitaufwendig und umständlich. Im Folgenden zeige ich Ihnen eine clevere Methode, mit der Sie alle Meeting-Antworten mithilfe einer Regel in Microsoft Outlook automatisch entfernen können.
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- Automatisieren Sie das Versenden von E-Mails mit Automatische CC/BCC und Automatische Weiterleitung anhand von Regeln; senden Sie eine Automatische Antwort (Abwesend) – ganz ohne Exchange-Server …
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- Steigern Sie die Effizienz Ihrer E-Mails mit Mit Anlagen antworten (alle), Automatisches Hinzufügen von Grußformel oder Datum & Uhrzeit zur Signatur oder Betreffzeile, Mehrere E-Mails gleichzeitig beantworten …
- Vereinfachen Sie das Versenden von E-Mails mit E-Mail zurückrufen, Anhangswerkzeuge („Alle komprimieren“, „Automatisch speichern – Alle …“), Duplikate entfernen und Schnellbericht …
Im Folgenden zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine Regel erstellen, um alle Meeting-Antworten aus einem bestimmten E-Mail-Ordner in Microsoft Outlook automatisch zu entfernen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Schritt 1: Wechseln Sie zur E-Mail-Ansicht und öffnen Sie den Ordner, aus dem Sie alle Meeting-Antworten automatisch entfernen möchten.
Schritt 2: Klicken Sie auf Regeln > Regeln und Benachrichtigungen verwalten auf der Registerkarte Start.
Hinweis: Wenn Sie Outlook 2007 verwenden, klicken Sie bitte auf Extras > Regeln und Benachrichtigungen.
Schritt 3: Klicken Sie im Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ auf der Registerkarte E-Mail-Regeln auf die Schaltfläche Neue Regel.
Schritt 4: Markieren Sie im neuen Regel-Assistent-Dialogfeld die Option Regel auf empfangene Nachrichten anwenden(bzw.)Nachrichten beim Empfang prüfen in Outlook 2007) und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Weiter. Siehe untenstehender Screenshot:
Schritt 5: Aktivieren Sie im zweiten Regel-Assistent-Dialogfeld die Option Formularnamen verwenden, und klicken Sie dann auf den Text Formularname. Siehe Screenshot:
Schritt 6: Im erscheinenden Dialogfeld „Formulare auswählen“ – siehe untenstehender Screenshot:
(1) Klicken Sie auf das Feld Persönliche Formulare und wählen Sie in der Dropdown-Liste Anwendungsformulare aus.
(2) Markieren Sie den Formularnamen Meeting-Zusage in der Formular-Namensliste.
(3) Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
(4) Wiederholen Sie die oben genannten Schritte (2) und (3), um die Formulare Meeting-Absage sowie Vorläufige Meeting-Zusage in das Feld Ausgewählte Formulare hinzuzufügen.
(5) Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen, um dieses Dialogfeld zu verlassen.
Hinweis: Wenn Sie nur eine Art von Meeting-Antworten entfernen möchten, z. B. Meeting-Zusagen, fügen Sie ausschließlich das Formular Meeting-Zusage in das Feld Ausgewählte Formulare ein.
Schritt 7: Nachdem Sie im zweiten Regel-Assistent-Dialogfeld auf die Schaltfläche Weiter geklickt haben, gelangen Sie zum dritten Dialogfeld. Aktivieren Sie dort die Option löschen und klicken Sie anschließend im dritten Dialogfeld auf die Schaltfläche Weiter.
Hinweis: Anstelle des Löschens können Sie Meeting-Antworten auch in einen bestimmten Ordner verschieben. Aktivieren Sie dazu die Option in den angegebenen Ordner verschieben und legen Sie in Schritt 7 einen Ordner fest, indem Sie auf den Text angegebenen klicken.
Schritt 8: Klicken Sie im vierten Regel-Assistent-Dialogfeld auf die Schaltfläche Weiterund führen Sie im letzten Regel-Assistent-Dialogfeld Folgendes aus:
(1) Geben Sie im Feld Schritt 1: Geben Sie dieser Regel einen Nameneinen Namen für diese Regel ein;
(2) Aktivieren Sie die Option Diese Regel jetzt auf bereits vorhandene Nachrichten in „Ihr Ordnername“ anwenden;
(3) Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen.
Schritt 9: Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um das Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ zu schließen.
Nachdem Sie diese benutzerdefinierte Regel im geöffneten E-Mail-Ordner ausgeführt haben, werden alle Meeting-Antworten – einschließlich angenommener, abgelehnter und vorläufig zugesagter Termine – innerhalb einer Minute gelöscht.
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