E-Mails mit KI optimieren: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für perfekte Kommunikation

Author: Sun Last Modified: 2025-08-06

Professionelle und klare E-Mail-Kommunikation ist im Arbeitsumfeld unerlässlich. Ganz gleich, ob Sie mit Kunden, Kollegen oder der Geschäftsleitung kommunizieren, eine gut formulierte E-Mail kann den Unterschied ausmachen. Dieser Leitfaden stellt verschiedene Methoden vor, um E-Mail-Inhalte schnell und effizient zu optimieren, darunter integrierte Outlook-Tools, den KI-Assistenten von Kutools für Outlook und andere KI-gestützte Lösungen.

Original		Optimiert

Warum E-Mails optimieren?

E-Mails mit den integrierten Tools von Outlook optimieren

Editor-Funktion in Microsoft 365

E-Mails mit dem KI-Assistenten von Kutools für Outlook optimieren

Erweiterte KI-Optimierung direkt in Outlook, personalisiert und effizient

E-Mails mit anderen KI-Tools optimieren

Flexibel, erfordert Kopieren und Einfügen, Datenschutzbedenken

Warum E-Mails optimieren?

Das Optimieren Ihrer E-Mails bringt zahlreiche Vorteile:

Klarere Kommunikation: Stellt sicher, dass der Empfänger den Inhalt und die wichtigsten Punkte der E-Mail schneller versteht.
Professionelles Erscheinungsbild: Macht Ihre E-Mails strukturierter und professionell und hinterlässt einen positiven Eindruck.
Verbesserte Effizienz: Reduziert die Zeit, die Sie mit der Formulierung verbringen, indem optimierte Inhalte durch KI-Tools bereitgestellt werden.

E-Mails mit den integrierten Tools von Outlook optimieren

Outlook verfügt nicht über eine integrierte KI zur Optimierung von E-Mails. Microsoft 365-Abonnenten können jedoch den Editor nutzen, ein Tool, das grundlegende Verbesserungen bietet. Es gibt Vorschläge zur Grammatik, Klarheit und Prägnanz.

Schritt 1. Gehen Sie im Fenster zum Verfassen von Nachrichten zur Registerkarte „Nachricht“ und klicken Sie auf „Editor“.

Schritt 2: Der Outlook-Editor zeigt Vorschläge zur Rechtschreibung, Grammatik, Klarheit und mehr im rechten Bereich an.

Schritt 3: Klicken Sie auf einen beliebigen Vorschlag im Bereich, um ihn zu überprüfen und zu entscheiden, ob Sie die Empfehlung akzeptieren oder ignorieren möchten.

Vor- und Nachteile

✅Vorteile

In Outlook integriert für bestimmte Microsoft 365-Abonnenten.
Bietet Echtzeitvorschläge.

❌Nachteile

Nur in bestimmten Outlook-Versionen und -Konten verfügbar.
Bietet nur grundlegende Vorschläge zur Grammatik und Klarheit.
Kann ganze Absätze oder E-Mails nicht auf einmal optimieren – Vorschläge sind auf satzweise Korrekturen beschränkt.

E-Mails mit dem KI-Assistenten von Kutools für Outlook optimieren

KI-gestützte Tools wie der KI-Assistent von Kutools für Outlook analysieren den gesamten E-Mail-Inhalt und optimieren ihn basierend auf Ton, Stil und Spracheinstellungen – ideal für die heutigen schnellen Kommunikationsanforderungen.

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Schritt 1. Laden Sie Kutools für Outlook herunter und installieren Sie es. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie im Fenster zum Verfassen von Nachrichten auf die Registerkarte „Kutools KI“ und wählen Sie „KI“.

Hinweise:

Wenn Sie die KI-Funktion von Kutools zum ersten Mal in Outlook verwenden, wird ein Dialogfeld „KI-Einstellungen“ angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, einen KI-Anbieter (z. B. OpenAI, Google Gemini, Baidu) auszuwählen und Ihren KI-Schlüssel einzugeben.
Wenn Sie noch keinen KI-Schlüssel haben, empfehle ich Ihnen, den Kutools-KI-Schlüssel zu beantragen, mit dem Sie die KI-Funktionen von Kutools 100-mal kostenlos nutzen können. Wie erhalte ich einen Kutools-KI-Schlüssel?

Schritt 2: Wählen Sie den E-Mail-Inhalt aus, den Sie optimieren möchten. (Wenn Sie die gesamte E-Mail optimieren möchten, ist keine Auswahl erforderlich.) Klicken Sie dann im Bereich „Kutools KI“ auf die Registerkarte „Optimieren“ und drücken Sie die Schaltfläche „Generieren“.

Schritt 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Einfügen“, um den ausgewählten Inhalt durch den optimierten Inhalt zu ersetzen.

Hinweise:

Wenn Sie mit dem optimierten Inhalt nicht zufrieden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu generieren“ oder „Generieren“, um neuen Inhalt zu erstellen, bis er Ihren Erwartungen entspricht.
Um den optimierten Inhalt auf ein anderes Gerät zu kopieren, klicken Sie einfach auf die Kopieren Schaltfläche .

Optionen

Sprachauswahl: Wählen Sie aus über 40 Sprachen – ideal für Benutzer, die E-Mails in einer Fremdsprache schreiben.
Optimierungsstil: Wählen Sie aus verschiedenen Stilen wie freundlich, formell usw. Wenn Sie einen neuen Ton hinzufügen möchten, klicken Sie auf „Zusätzliche Optionen bearbeiten“, um Ihren eigenen Ton anzupassen.

Vor- und Nachteile

✅Vorteile

Vollständig in Outlook integriert – kein Kopieren und Einfügen erforderlich.
Unterstützt mehrere Sprachen.
Mehrere Optimierungsstile, um Ihren Kommunikationsbedarf zu erfüllen.
Seitenvergleich mit dem Originalinhalt.
Option, bestimmte Abschnitte oder ganze E-Mails zu optimieren.

❌Nachteile

Erfordert die Installation von Kutools für Outlook.

E-Mails mit anderen KI-Tools optimieren

Es gibt viele KI-Tools auf dem Markt, um E-Mail-Inhalte zu verbessern. Hier habe ich drei beliebte Optionen zum Vergleich aufgelistet.

Grammarly

Funktionsweise:

Echtzeit-Grammatik- und Rechtschreibprüfungen.

Bietet Vorschläge zur Klarheit und zum Ton.

✅Vorteile

Kostenlose Desktop-Version verfügbar.
Sofortiges Feedback beim Tippen.

❌Nachteile

Unterstützt nur Englisch.
Optimiert keine ganzen Absätze oder E-Mails – Korrekturen müssen zeilenweise akzeptiert werden.
Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten für Optimierungsstile.

ChatGPT

Funktionsweise:

Kopieren Sie den E-Mail-Inhalt in ChatGPT.

Geben Sie eine benutzerdefinierte Eingabeaufforderung zur Optimierung ein (z. B. „Optimieren Sie diese E-Mail für Professionalität und Klarheit“).

Kopieren Sie den überarbeiteten Inhalt zurück in Outlook.

✅Vorteile

Kostenlose Online-Version verfügbar.
Hochgradig anpassbare Optimierungsstile.

❌Nachteile

Plattformübergreifendes Kopieren und Einfügen erforderlich, was die Arbeitszeit verlängert.
Nicht ideal für die Massenoptimierung von E-Mails.
Datenschutzbedenken bei der Behandlung sensibler Informationen.

QuillBot

Funktionsweise:

Fügen Sie den E-Mail-Inhalt in den QuillBot-Editor ein.

Wählen Sie einen Umschreibungsstil (formell, kreativ, prägnant usw.).

✅Vorteile

Unterstützt mehrere Sprachen.
Bietet verschiedene Paraphrasierungs- und Optimierungsstile.

❌Nachteile

Erfordert manuelles Kopieren und Einfügen.
Ungeeignet für die Optimierung mehrerer E-Mails auf einmal.
Eingeschränkte kostenlose Version.

Fazit

Das Optimieren Ihrer E-Mails mit KI spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für Klarheit und Professionalität in Ihrer Kommunikation. Während der Editor von Outlook für grundlegende Korrekturen geeignet ist und Tools wie Grammarly, ChatGPT und QuillBot einige Flexibilität bieten, sticht der KI-Assistent von Kutools für Outlook durch seine nahtlose Outlook-Integration, Mehrsprachigkeit und fortgeschrittene Anpassungsmöglichkeiten hervor.

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