Wie speichert man den Suchfilter bzw. die Suchkriterien in Outlook für die zukünftige Verwendung?

Viele Outlook-Nutzer führen im Arbeitsalltag immer wieder dieselben Suchanfragen durch. Leider bietet Outlook keine native Möglichkeit, diese Suchen für die spätere Wiederverwendung zu speichern. Gerade bei häufig genutzten oder sogar komplexen Suchkriterien ist es zeitaufwendig, sie jedes Mal neu einzurichten. In diesem Tutorial stellen wir Ihnen praktische Methoden vor, mit denen Sie Ihre Suchkriterien dennoch für die zukünftige Nutzung sichern können.

Speichern Sie die Suchkriterien mit dem Suchordner in Outlook
Suchkriterien mithilfe eines leistungsstarken Tools einfach speichern

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Speichern Sie die Suchkriterien mit dem Suchordner in Outlook

Der Suchordner ist ein virtueller Ordner, der eine übersichtliche Ansicht aller E-Mails bietet, die Ihren individuellen Suchkriterien entsprechen. Möchten Sie eine bestimmte Suche für die spätere Nutzung speichern, unterstützt Sie der Suchordner dabei – so geht’s:

Es gibt zwei Arten von Suchordnern, die Sie erstellen können.

Einen vordefinierten Suchordner erstellen

1. Wechseln Sie zur Registerkarte „Ordner“ und klicken Sie auf Neuer Suchordner.

2. Klicken Sie im Dialogfeld „Suchordner auswählen“ auf den gewünschten Suchordner. Wählen Sie in der Dropdown-Liste des Felds „E-Mails durchsuchen in“ das E-Mail-Konto aus, das Sie durchsuchen möchten, und klicken Sie anschließend auf die OK-Schaltfläche.

Wenn Sie beispielsweise alle ungelesenen E-Mails in einem E-Mail-Konto suchen möchten, wählen Sie die Option Bitte auswählen Ungelesene E-Mails, wählen Sie das entsprechende E-Mail-Konto aus und klicken Sie auf OK.

Einen benutzerdefinierten Suchordner erstellen

1. Scrollen Sie in der Liste „Neuer Suchordner“ nach unten, klicken Sie auf die Option „Benutzerdefinierten Suchordner erstellen“ und anschließend auf die Auswählen-Schaltfläche.

2. Im Dialogfeld „Benutzerdefinierter Suchordner“ müssen Sie Folgendes tun:

• 2,1 Geben Sie einen Namen für Ihren benutzerdefinierten Suchordner ein;
• 2,2 Klicken Sie auf die Durchsuchen-Schaltfläche, um die Ordner auszuwählen, die durchsucht werden sollen;
• 2,3 Klicken Sie auf die Kriterien-Schaltfläche und geben Sie anschließend die Suchkriterien unter bestimmten Registerkarten im Dialogfeld „Suchordnerkriterien“an;
• 2,4 Klicken Sie auf die OK-Schaltfläche.

3. Klicken Sie auf OK und dann erneut auf OK, um jedes geöffnete Dialogfeld zu schließen und die Einstellungen abzuschließen.

Der erstellte Suchordner wird dann in der Navigation angezeigt. Klicken Sie einfach darauf, um auf Ihre gespeicherten Suchkriterien zuzugreifen.

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Suchkriterien mithilfe eines leistungsstarken Tools einfach speichern

Hier stellen wir Ihnen ein leistungsstarkes Tool vor – das Erweiterte Suche-Tool von Kutools für Outlook. Mit diesem leistungsstarken Tool können Sie E-Mails, Kontakte, Aufgaben und Besprechungen gleichzeitig anhand eines oder mehrerer Kriterien suchen und filtern. Jede Gruppe von Suchkriterien lässt sich als Szenario speichern, das Sie später problemlos bearbeiten und wiederverwenden können. Bevor Sie diese Funktion nutzen, laden Sie das Tool herunter und installieren Sie es zunächst.

Angenommen, Sie möchten in allen Postfächern nach E-Mails einer bestimmten Person innerhalb eines festgelegten Datumsbereichs suchen und die Suchkriterien für die spätere Verwendung speichern. So geht’s:

1. Klicken Sie auf Kutools > Erweiterte Suche. Siehe Screenshot:

2. Daraufhin wird der Bereich Erweiterte Suche auf der rechten Seite von Outlook angezeigt. Konfigurieren Sie ihn wie folgt.

• 2,1 Wählen Sie E-Mailsaus dem SuchelementDropdown-Liste;
• 2,2 Wählen Sie Alle Postfächeraus dem SuchbereichDropdown-Liste;
• 2,3 Geben Sie die Suchkriterien entsprechend Ihren Anforderungen an;
• In diesem Fall entferne ich alle nicht benötigten Felder und behalte im Bereich nur die Felder Von und Empfangen, um sie anschließend auszufüllen.
• Klicken Sie bei Bedarf auf die Weitere Kriterien-Schaltfläche, um zusätzliche Kriterien hinzuzufügen.
• 2,4 Klicken Sie auf die Aktuelles Szenario speichern-Schaltfläche. Geben Sie dem Szenario einen Namen und klicken Sie auf OK, um die Suchkriterien zu speichern.
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• 2,5 Klicken Sie auf die Jetzt suchen-Schaltfläche, um die Suche zu starten. Siehe Screenshot:

Ab sofort können Sie einfach auf die Vorhandenen Plan öffnen-Schaltfläche klicken und das gewünschte Szenario aus der Dropdown-Liste auswählen, um die Suchkriterien wiederzuverwenden.

Dieses Tool ermöglicht das gleichzeitige Suchen und Filtern von E-Mails, Kontakten, Aufgaben und Terminen sowie Besprechungen nach einem oder mehreren Kriterien – und Sie können jede Gruppe von Suchkriterien als Szenario speichern, das Sie später problemlos bearbeiten und wiederverwenden können. Klicken Sie hier, um mehr über diese Funktion zu erfahren:
1. Erweiterte Suche: E-Mails versenden und benutzerdefinierte Suche in Outlook speichern;
2. Aufgaben in Outlook einfach nach einem oder mehreren Kriterien suchen;
3. Kontakte in Outlook schnell nach mehreren Kriterien suchen;
4. Outlook-Kalender gleichzeitig nach bestimmtem Text, Organisator, Kategorie, Betreff und mehr durchsuchen.

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