Wie kann man E-Mails basierend auf der Nachrichtengröße in Outlook archivieren?
Wie Sie wissen, werden alle E-Mails, die wir senden und empfangen, automatisch in Outlook gespeichert. Nach einer Weile stapeln sich die E-Mails und Outlook arbeitet möglicherweise langsam und schwerfällig. Um schnell zu arbeiten, können Sie die Größe von Outlook reduzieren, indem Sie große E-Mails auslagern. In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie große E-Mails ganz einfach basierend auf ihrer Größe archivieren können.
E-Mails basierend auf Nachrichtengröße in Outlook archivieren
- Steigern Sie Ihre E-Mail-Produktivität mit KI-Technologie, die es Ihnen ermöglicht, schnell auf E-Mails zu antworten, neue zu verfassen, Nachrichten zu übersetzen und vieles mehr.
- Automatisieren Sie das Versenden von E-Mails mit automatischer CC/BCC, automatischer Weiterleitung nach Regeln; senden Sie automatische Antworten (Abwesend), ohne einen Exchange-Server zu benötigen...
- Erhalten Sie Erinnerungen wie BCC-Hinweis beim Antworten auf alle, während Sie in der BCC-Liste sind, und Erinnerung bei fehlenden Anhängen für vergessene Anhänge...
- Verbessern Sie die E-Mail-Effizienz mit Antwort (Alle) mit Anhängen, automatisches Hinzufügen von Begrüßung oder Datum & Uhrzeit in Signatur oder Betreff, Antworten auf mehrere E-Mails...
- Optimieren Sie das E-Mail-Versenden mit E-Mail-Rückruf, Anhangswerkzeuge (Anhänge komprimieren, automatisch speichern), Duplikate löschen und Schnellbericht...
E-Mails basierend auf Nachrichtengröße in Outlook archivieren
Diese Methode führt Sie durch das Verschieben aller großen E-Mails in einen neuen Ordner nach Größe und das anschließende manuelle Archivieren des neuen Ordners in Outlook. Bitte gehen Sie wie folgt vor:
1. Im Posteingang (1) wählen Sie den E-Mail-Ordner aus, aus dem Sie große E-Mails archivieren möchten, (2) geben Sie den Suchbefehl size: >5KB im Sofortsuchfeld ein, und (3) klicken Sie auf Suche > Aktueller Ordner (oder anderen Suchbereich, falls nötig). Siehe Screenshot:
Hinweis: Im Suchbefehl size: >5KB ist 5KB die angegebene Größe, nach der Sie E-Mails archivieren möchten, und Sie können sie bei Bedarf ändern.
2. Wählen Sie alle Suchergebnisse in der E-Mail-Liste aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Verschieben > Anderer Ordner aus dem Kontextmenü. Siehe Screenshot:
Hinweis: Sie können alle Suchergebnisse leicht auswählen, indem Sie auf ein beliebiges Suchergebnis klicken und dann gleichzeitig die Tasten Strg + A drücken.
3. Geben Sie nun den Zielordner an, in den Sie die E-Mails verschieben möchten, wie folgt: (1) Klicken Sie im geöffneten Dialogfeld „Elemente verschieben“ auf die Schaltfläche Neu, (2) benennen Sie im Dialogfeld „Neuen Ordner erstellen“ den neuen Ordner, (3) legen Sie fest, wo der neue Ordner platziert werden soll, und (4) klicken Sie zweimal auf die Schaltfläche OK, um die beiden Dialogfelder zu schließen. Siehe Screenshot:
4. Nun wurden alle E-Mails, die größer als die angegebene Größe sind, aus dem angegebenen Suchbereich in den neuen Ordner verschoben. Gehen Sie weiter und klicken Sie auf Datei > Info > Tools > Alte Elemente bereinigen (oder Datei > Info > Bereinigungstools > Archiv).
5. Aktivieren Sie im Archivdialogfeld bitte die Archivierungseinstellungen, wie im rechten Screenshot gezeigt:
(1) Aktivieren Sie die Option Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren Option;
(2) Wählen Sie den neuen Ordner, in den Sie gerade die E-Mails verschoben haben, in der Liste darunter aus;
(3) Geben Sie Morgen im Feld Elemente archivieren, die älter sind als ein;
(4) Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen . Siehe Screenshot:
6. Geben Sie im Dialogfeld „Outlook-Datendateien öffnen“ einen Namen für die neue Archiv-PST-Datei im Feld Dateiname ein und klicken Sie auf die Schaltfläche OK . Siehe unten stehenden Screenshot:
7. Nun kehren Sie zum Archivdialogfeld zurück, klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Klicken Sie dann im erscheinenden Microsoft Outlook-Dialogfeld auf die Schaltfläche Ja. Siehe Screenshot:
Bisher haben Sie bereits E-Mails basierend auf der angegebenen Größe in Outlook archiviert.
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