Wie kann man E-Mails basierend auf der Nachrichtengröße in Outlook archivieren?

Diese Methode führt Sie durch das Verschieben aller großen E-Mails in einen neuen Ordner nach Größe und das anschließende manuelle Archivieren des neuen Ordners in Outlook. Bitte gehen Sie wie folgt vor:

1. Im Posteingang (1) wählen Sie den E-Mail-Ordner aus, aus dem Sie große E-Mails archivieren möchten, (2) geben Sie den Suchbefehl size: >5KB im Sofortsuchfeld ein, und (3) klicken Sie auf Suche > Aktueller Ordner (oder anderen Suchbereich, falls nötig). Siehe Screenshot:

Hinweis: Im Suchbefehl size: >5KB ist 5KB die angegebene Größe, nach der Sie E-Mails archivieren möchten, und Sie können sie bei Bedarf ändern.

2. Wählen Sie alle Suchergebnisse in der E-Mail-Liste aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Verschieben > Anderer Ordner aus dem Kontextmenü. Siehe Screenshot:

Hinweis: Sie können alle Suchergebnisse leicht auswählen, indem Sie auf ein beliebiges Suchergebnis klicken und dann gleichzeitig die Tasten Strg + A drücken.

3. Geben Sie nun den Zielordner an, in den Sie die E-Mails verschieben möchten, wie folgt: (1) Klicken Sie im geöffneten Dialogfeld „Elemente verschieben“ auf die Schaltfläche Neu, (2) benennen Sie im Dialogfeld „Neuen Ordner erstellen“ den neuen Ordner, (3) legen Sie fest, wo der neue Ordner platziert werden soll, und (4) klicken Sie zweimal auf die Schaltfläche OK, um die beiden Dialogfelder zu schließen. Siehe Screenshot:

4. Nun wurden alle E-Mails, die größer als die angegebene Größe sind, aus dem angegebenen Suchbereich in den neuen Ordner verschoben. Gehen Sie weiter und klicken Sie auf Datei > Info > Tools > Alte Elemente bereinigen (oder Datei > Info > Bereinigungstools > Archiv).

 

5. Aktivieren Sie im Archivdialogfeld bitte die Archivierungseinstellungen, wie im rechten Screenshot gezeigt:
(1) Aktivieren Sie die Option Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren Option;
(2) Wählen Sie den neuen Ordner, in den Sie gerade die E-Mails verschoben haben, in der Liste darunter aus;
(3) Geben Sie Morgen im Feld Elemente archivieren, die älter sind als ein;
(4) Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen . Siehe Screenshot:

 

6. Geben Sie im Dialogfeld „Outlook-Datendateien öffnen“ einen Namen für die neue Archiv-PST-Datei im Feld Dateiname ein und klicken Sie auf die Schaltfläche OK . Siehe unten stehenden Screenshot:

7. Nun kehren Sie zum Archivdialogfeld zurück, klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Klicken Sie dann im erscheinenden Microsoft Outlook-Dialogfeld auf die Schaltfläche Ja. Siehe Screenshot:

Bisher haben Sie bereits E-Mails basierend auf der angegebenen Größe in Outlook archiviert.

Auto-Archiv-Einstellungen für alle Ordner in Outlook festlegen

(Automatisch) nur abgeschlossene Aufgaben in Outlook archivieren

E-Mails nach Jahr/Monat/Datum in Outlook archivieren