Wie archiviert man E-Mails in Outlook basierend auf ihrer Größe?

Diese Methode führt Sie Schritt für Schritt durch das Verschieben aller großen E-Mails – sortiert nach Größe – in einen neuen Ordner und das anschließende manuelle Archivieren dieses Ordners in Outlook. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie in der E-Mail-Ansicht (1) den E-Mail-Ordner aus, aus dem Sie große E-Mails archivieren möchten, geben Sie (2) den Suchbefehl „size:>5KB“ in das Feld Sofortsuche ein und klicken Sie (3) auf Suchen > Aktueller Ordner (oder einen anderen Suchbereich, je nach Bedarf). Siehe Abbildung:

Hinweis: Im Suchbefehl „size:>5KB“ ist „5 KB“ die festgelegte Größe, nach der Sie E-Mails archivieren möchten. Sie können diesen Wert jederzeit anpassen.

2. Wählen Sie alle Suchergebnisse in der E-Mail-Liste aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie im Kontextmenü Verschieben > Anderer Ordner. Siehe Abbildung:

Hinweis: Sie können alle Suchergebnisse ganz einfach auswählen, indem Sie auf ein beliebiges Suchergebnis klicken und anschließend gleichzeitig die Tasten Strg + A drücken.

3. Geben Sie nun den Zielordner an, in den Sie die E-Mails verschieben möchten, wie folgt: (1) Klicken Sie im geöffneten Dialogfeld „Elemente verschieben“ auf die Schaltfläche Neu, (2) geben Sie im Dialogfeld „Neuer Ordner erstellen“ einen Namen für den neuen Ordner ein, (3) legen Sie fest, wo der neue Ordner platziert werden soll, und (4) klicken Sie zweimal auf die Schaltfläche OK, um beide Dialogfelder zu schließen. Siehe Abbildung:

4. Nun werden alle E-Mails, die größer als die angegebene Größe sind, aus dem angegebenen Suchbereich in den neuen Ordner verschoben. Klicken Sie nun auf Datei > Info > Extras > Alte Elemente bereinigen(oder)Datei > Info > Bereinigungstools > Archivieren).

 

5. Konfigurieren Sie im Dialogfeld „Archivieren“ die Archivierungseinstellungen wie in der Abbildung rechts gezeigt:
(1) Aktivieren Sie die Option Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren;
(2) Wählen Sie in der unten stehenden Listenbox den neuen Ordner aus, in den Sie soeben die E-Mails verschoben haben;
(3) Geben Sie Morgen in das Feld Elemente archivieren, die älter sind als ein;
(4) Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen. Siehe Abbildung:

 

6. Geben Sie im Dialogfeld „Outlook-Daten-Dateien öffnen“ einen Namen für die neue Archiv-PST-Datei in das Feld Dateiname ein, und klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Siehe folgende Abbildung:

7. Kehren Sie nun zum Dialogfeld „Archivieren“ zurück und klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Klicken Sie anschließend im erscheinenden Microsoft-Outlook-Dialogfeld auf die Schaltfläche Ja. Siehe Abbildung:

Bislang haben Sie E-Mails in Outlook bereits anhand der angegebenen Größe archiviert.

AutoArchiv-Einstellungen für alle Ordner in Outlook festlegen

Nur Abgeschlossene Aufgaben (automatisch) archivieren in Outlook

E-Mails nach Jahr/Monat/Datum in Outlook archivieren